Come Funziona l'Implementazione di MoreFromFood?

Decidere di digitalizzare l'HACCP è una cosa. Attraversare davvero l'implementazione è ciò per cui la maggior parte delle persone è silenziosamente in ansia — quanto tempo richiederà, se interromperà le operazioni quotidiane, e se verranno lasciate a capire da sole un nuovo sistema. Ecco cosa succede realmente, passo dopo passo.

L'implementazione di MoreFromFood inizia con la comprensione del vostro piano HACCP esistente, dei moduli e delle sedi, per poi configurare il sistema attorno al vostro processo reale — dal nostro team o dal vostro — prima di formare il personale e andare in produzione. Per una singola sede, questo richiede tipicamente circa una settimana; per le imprese multi-sede, da quattro a otto settimane, a seconda soprattutto della rapidità con cui informazioni e decisioni arrivano dalla vostra parte.

Punti chiave

L'implementazione inizia con una conversazione, non con un modulo da compilare — conosciamo il vostro processo attuale prima che venga costruito qualcosa.
Non serve un piano HACCP esistente per iniziare — possiamo aiutare a crearne o aggiornarne uno se necessario.
Scegliete voi chi svolge il lavoro di digitalizzazione: il nostro team lo costruisce dalla vostra documentazione, oppure formiamo qualcuno dalla vostra parte (di solito un tecnologo) affinché lo costruisca e lo mantenga da sé.
I sensori di temperatura sono wireless e davvero rapidi da installare — spesso pochi minuti per sensore, una volta posizionato il gateway.
Dopo l'avvio, avrete un account manager dedicato più supporto di reperibilità, non solo una coda di ticket di assistenza.

In questo articolo

Cosa ci serve da voi prima di iniziare?
Vi serve un nuovo piano HACCP, o potete mantenere quello esistente?
Come diventano digitali i vostri moduli cartacei o Excel?
Chi configura utenti, ruoli e sedi?
Com'è la formazione del personale?
Come vengono installati i sensori di temperatura?
Può collegarsi ai nostri altri sistemi?
Quanto tempo richiede davvero l'implementazione?
Cosa succede dopo l'avvio?
Domande frequenti

Cosa ci serve da voi prima di iniziare?

La risposta breve: la vostra documentazione attuale, e una conversazione.

In pratica, questo significa il vostro piano HACCP esistente (se ne avete uno), i vostri moduli di controllo con le istruzioni che li accompagnano, e un elenco delle vostre sedi e sotto-unità. Per le operazioni più grandi, questo è spesso organizzato per reparto — linea di produzione 1, linea di produzione 2, magazzino, confezionamento, e così via. Insieme a questo, è utile avere pronti anche gli altri elenchi di riferimento: fornitori, personale, materie prime, prodotti per la pulizia — qualsiasi cosa che diventerebbe naturalmente un menu a tendina all'interno del sistema invece di un campo di testo libero.

Prima che qualcosa di tutto ciò venga costruito nella piattaforma, parliamo di come è organizzata attualmente la vostra attività — come sono strutturati reparti e team, chi gestisce cosa — così il sistema riflette come lavorate davvero, non un modello generico.

Quella conversazione copre anche alcune decisioni molto più facili da prendere in anticipo che da rifare in seguito: se ogni dipendente ha un proprio accesso o i team condividono l'accesso, chi può vedere e modificare cosa, chi riceve quali avvisi e tramite quale canale (email, notifica push, SMS), quali report volete e con quale frequenza, e ogni quanto dovrebbe girare ciascuna lista di controllo così il sistema sa quando ricordare a qualcuno se viene saltata.

Vi serve un nuovo piano HACCP, o potete mantenere quello esistente?

Potete mantenere ciò che avete — il vostro piano esistente è il punto di partenza, non qualcosa che vi chiediamo di rifare. Se non avete ancora un piano HACCP formale, o volete aggiornarne uno esistente, è anche qualcosa con cui possiamo aiutarvi direttamente, invece di trattarlo come un progetto separato da organizzare altrove.

Come diventano digitali i vostri moduli cartacei o Excel?

Ci sono due modi in cui questo avviene, e quale si adatta dipende dalla vostra configurazione.

Lo costruiamo noi per voi. Ci inviate la vostra documentazione, e il nostro team configura l'intera piattaforma e l'app mobile in base ad essa. Questa è la strada più comune, specialmente per operazioni più piccole (una singola sede HoReCa, ad esempio) o imprese più grandi senza qualcuno specificamente libero per occuparsene.

Lo costruisce il vostro team. Una persona dalla vostra parte — di solito un tecnologo — viene formata per costruire e configurare il sistema direttamente, con la nostra guida. Per operazioni più grandi o complesse, questo spesso funziona meglio nel lungo periodo: una volta formata, quella persona può apportare modifiche future da sola, rapidamente ed esattamente come le vuole, senza aspettare noi per ogni piccola modifica.

In entrambi i casi, il supporto remoto del nostro team è disponibile per tutto il percorso — la scelta riguarda davvero quanto volete essere pratici durante la configurazione, non il fatto che un percorso sia più supportato dell'altro.

Chi configura utenti, ruoli e sedi?

Può farlo sia voi che noi — ma in pratica, di solito gestiamo noi la configurazione iniziale, semplicemente perché ottenere permessi e struttura corretti fin dall'inizio richiede del tempo dedicato, ed è più facile farlo bene una volta che doverlo districare dopo. Le regolazioni quotidiane più piccole successive — aggiungere un nuovo utente, modificare un permesso — sono di solito abbastanza semplici da essere gestite direttamente dal vostro team.

Com'è la formazione del personale?

Dipende da a cosa serve realmente la formazione.

La formazione per l'uso quotidiano è intenzionalmente leggera — per la maggior parte del personale, una singola sessione fino a un'ora è sufficiente, in gran parte perché l'app è progettata per guidare le persone passo dopo passo invece di richiedere loro di ricordare un processo. La formazione può essere erogata dal vivo, da remoto, o tramite materiali preregistrati o scritti, a seconda di cosa funziona meglio per il vostro team. Una formazione all'uso come questa è tipicamente inclusa senza costi aggiuntivi, a parte le sessioni dal vivo, che vengono concordate come parte della vostra offerta o del contratto.

La formazione per configurare il sistema da soli — per il tecnologo o il team leader che costruirà e manterrà i moduli — è un ambito completamente diverso: diverse ore su più sessioni, su misura specificamente per la vostra configurazione invece di istruzioni generiche. Questa è di solito una parte a pagamento dell'implementazione, che riflette il tempo e la personalizzazione coinvolti.

Come vengono installati i sensori di temperatura?

Più semplicemente di quanto la maggior parte delle persone si aspetti. I sensori sono wireless, quindi l'installazione consiste in gran parte nel montarli nel frigorifero, congelatore, cella frigorifera o area circostante pertinente e accenderli — nessun cablaggio coinvolto. Un gateway viene prima posizionato nelle vicinanze; una volta accesi, i sensori si collegano ad esso entro pochi minuti e iniziano a inviare dati direttamente al sistema.

L'installazione stessa può avvenire in entrambi i modi: il nostro team può installare tutto in loco a seguito di un preventivo, oppure vi spediamo i sensori e il gateway insieme a supporto remoto (tipicamente telefonico) se il vostro team preferisce installarli da sé. In entrambi i casi, il nostro team di back-office configura e calibra ogni sensore rispetto al suo gateway prima della spedizione o dell'installazione in loco — questa parte avviene sempre da parte nostra. Una volta che i sensori sono attivi, avete pieno accesso per configurare i vostri avvisi e report.

Può collegarsi ai nostri altri sistemi?

Sì. Abbiamo sviluppatori interni che hanno già costruito diverse integrazioni — Power BI è la più comune, e ci siamo anche collegati con SAP. Alcune imprese si integrano con sistemi interni per tracciabilità, ordini di materie prime, o ticketing, anche dove MoreFromFood copre già nativamente funzionalità simili, semplicemente per come è organizzata la loro attività più ampia. Integrazioni come queste sono tipicamente un componente aggiuntivo a pagamento, dimensionato su ciò che serve davvero.

Più in generale, questo riflette qualcosa che riteniamo importante: MoreFromFood non è un sistema chiuso. Siamo aperti a collegarci con altri strumenti digitali che già usate, e a sviluppare nuove funzionalità oltre le integrazioni standard quando questo si adatta genuinamente alla vostra attività. Abbiamo avuto imprese che ci hanno scelto proprio dopo essere arrivate a un vicolo cieco con una piattaforma più chiusa altrove — avendo investito tempo in un sistema che si è rivelato non flessibile quando le loro esigenze sono cambiate.

Quanto tempo richiede davvero l'implementazione?

Come guida generale:

Singola sede — circa una settimana per avere utenti, liste di controllo e notifiche completamente configurati, anche se questo dipende in parte da quanto rapidamente il vostro team può fornire informazioni e decisioni.
Multi-sede — tipicamente da quattro a otto settimane, determinato principalmente da quanto coordinamento interno e disponibilità di risorse sono necessari dalla vostra parte.
Hardware sensori — gli ordini più piccoli vengono spediti subito da magazzino; gli ordini più grandi richiedono tipicamente circa due settimane per la preparazione e la spedizione. I tempi di installazione in loco dipendono dalla disponibilità dei tecnici e dalla posizione — al di fuori della regione balcanica in particolare, dove non abbiamo installatori locali contrattualizzati, questo passaggio può richiedere un po' più di tempo.

Cosa succede dopo l'avvio?

Vi viene assegnato un account manager dedicato come punto di contatto continuativo — raggiungibile per telefono, email o chat — oltre all'accesso al supporto di reperibilità per qualsiasi urgenza se il vostro account manager non fosse disponibile. Il supporto non finisce con l'avvio; è costruito per continuare come vostro punto di contatto effettivo da lì in avanti.

Domande frequenti

Dobbiamo preparare qualcosa di speciale prima della prima conversazione? Non proprio — avere a portata di mano i moduli attuali, il piano HACCP (se ne avete uno), e un elenco approssimativo delle sedi aiuta, ma la conversazione iniziale è pensata per capire cosa avete e di cosa avete bisogno davvero, non per testare la vostra preparazione.

Dipendenti diversi possono avere livelli di accesso diversi? Sì — l'accesso può essere impostato per singolo individuo o per team, e i permessi possono essere limitati a funzionalità specifiche, visibilità dei dati, diritti di modifica e quali sedi qualcuno può vedere.

Dobbiamo scegliere tra far costruire il sistema a MoreFromFood o al nostro team? No — molte imprese si collocano in una via di mezzo, con il nostro team che gestisce la configurazione iniziale e un tecnologo dalla vostra parte che prende in carico le modifiche più piccole in seguito.

La formazione è richiesta per ogni dipendente, o solo per determinati ruoli? La formazione all'uso quotidiano è tipicamente data a chiunque effettuerà i controlli, ed è breve. La formazione più approfondita alla configurazione è di solito limitata a chi manterrà il sistema in futuro, come un tecnologo.

E se non siamo nella regione balcanica — cambia qualcosa? Il processo principale è lo stesso; la differenza pratica principale è la tempistica di installazione dei sensori in loco, poiché abbiamo installatori locali contrattualizzati specificamente all'interno della regione balcanica, mentre l'installazione altrove viene organizzata caso per caso.

Letture correlate

Pronti a parlare della vostra configurazione?

Il modo più chiaro per sapere come sarebbe l'implementazione per la vostra attività è esaminare il vostro piano HACCP reale, le vostre sedi e il vostro processo direttamente con noi.

Prenota una demo o scrivici a info@morefromfood.com.