Kako Funkcionira Implementacija MoreFromFood?

Odluka o digitalizaciji HACCP-a jedna je stvar. Sam proces implementacije ono je zbog čega je većina ljudi tiho zabrinuta — koliko će im vremena oduzeti, hoće li poremetiti svakodnevno poslovanje, i hoće li biti prepušteni sami sebi u snalaženju s novim sustavom. Evo što se stvarno događa, korak po korak.

Implementacija MoreFromFood počinje razumijevanjem vašeg postojećeg HACCP plana, obrazaca i lokacija, a zatim slijedi postavljanje sustava oko vašeg stvarnog procesa — bilo od strane našeg tima ili vašeg — prije osposobljavanja osoblja i pokretanja. Za jednu lokaciju to obično traje otprilike tjedan dana; za poslovanja s više lokacija četiri do osam tjedana, ovisno prvenstveno o tome koliko brzo se informacije i odluke vraćaju s vaše strane.

Ključne poruke

Implementacija počinje razgovorom, ne obrascem za ispunjavanje — upoznajemo vaš trenutni proces prije nego što se bilo što izgradi.
Za početak vam nije potreban postojeći HACCP plan — možemo pomoći u izradi ili ažuriranju ako je potrebno.
Sami birate tko obavlja posao digitalizacije: naš tim ga gradi na temelju vaše dokumentacije, ili osposobimo nekoga na vašoj strani (obično tehnologa) da ga sam izgradi i održava.
Temperaturni senzori su bežični i uistinu brzi za instalaciju — često samo nekoliko minuta po senzoru, kada je gateway na mjestu.
Nakon pokretanja dobivate namjenskog account managera i dežurnu podršku, a ne samo red čekanja za podršku.

U ovom članku

Što nam treba od vas prije nego što počnemo?
Trebate li novi HACCP plan, ili možete zadržati postojeći?
Kako vaši papirnati ili Excel obrasci stvarno postaju digitalni?
Tko postavlja korisnike, uloge i lokacije?
Kako izgleda osposobljavanje osoblja?
Kako se instaliraju temperaturni senzori?
Može li se povezati s našim drugim sustavima?
Koliko dugo stvarno traje implementacija?
Što se događa nakon pokretanja?
Često postavljana pitanja

Što nam treba od vas prije nego što počnemo?

Kratak odgovor: vašu trenutnu dokumentaciju i razgovor.

U praksi to znači vaš postojeći HACCP plan (ako ga imate), vaše kontrolne obrasce s uputama koje ih prate, i popis vaših lokacija i podjedinica. Kod većih poslovanja to je često organizirano po odjelima — proizvodna linija 1, proizvodna linija 2, skladište, pakiranje i slično. Uz to, korisno je imati pripremljene i ostale referentne popise: dobavljače, osoblje, sirovine, sredstva za čišćenje — sve što bi u sustavu prirodno postalo padajući izbornik umjesto polja za slobodan unos teksta.

Prije nego što se bilo što od toga ugradi u platformu, razgovaramo o tome kako je vaše poslovanje trenutačno organizirano — kako su strukturirane jedinice i timovi, tko čime upravlja — tako da sustav odražava kako stvarno radite, a ne generički predložak.

Taj razgovor pokriva i nekoliko odluka koje je puno lakše donijeti unaprijed nego kasnije mijenjati: ima li svaki zaposlenik vlastiti pristup ili timovi dijele pristup, tko što može vidjeti i uređivati, tko prima koja upozorenja i putem kojeg kanala (e-pošta, push obavijest, SMS), koje izvještaje želite i koliko često, te koliko često bi se svaki zadatak trebao izvoditi kako bi sustav znao kada nekoga podsjetiti ako je propušten.

Trebate li novi HACCP plan, ili možete zadržati postojeći?

Možete zadržati ono što imate — vaš postojeći plan je polazište, a ne nešto što od vas tražimo da napravite iznova. Ako još nemate formalan HACCP plan, ili želite ažurirati postojeći, to je također nešto s čime vam možemo izravno pomoći, umjesto da se to tretira kao zaseban projekt koji biste morali riješiti negdje drugdje.

Kako vaši papirnati ili Excel obrasci stvarno postaju digitalni?

To se odvija na dva načina, a koji vam odgovara ovisi o vašoj postavci.

Mi ga gradimo za vas. Pošaljete nam svoju dokumentaciju, a naš tim na temelju nje konfigurira cijelu platformu i mobilnu aplikaciju. Ovo je češći put, posebice za manja poslovanja (primjerice jednu HoReCa lokaciju) ili veće tvrtke bez nekoga tko bi bio posebno oslobođen za taj zadatak.

Gradi ga vaš tim. Jedna osoba na vašoj strani — obično tehnolog — osposobi se da izravno izgradi i konfigurira sustav, uz naše smjernice. Za veća ili složenija poslovanja, ovo se dugoročno često pokaže najboljim: jednom osposobljena, ta osoba može sama brzo napraviti buduće promjene, točno onako kako želi, bez čekanja na nas za svaku manju izmjenu.

U oba slučaja, naša udaljena podrška dostupna je tijekom cijelog procesa — izbor je zapravo o tome koliko se sami želite uključiti tijekom postavljanja, a ne o tome da je jedan put više podržan od drugoga.

Tko postavlja korisnike, uloge i lokacije?

To možete učiniti vi ili mi — no u praksi obično mi obavljamo početno postavljanje, jednostavno zato što ispravno uspostavljanje ovlasti i strukture od početka zahtijeva određeno posvećeno vrijeme, a lakše je to napraviti ispravno jednom nego kasnije razmrsivati. Manje svakodnevne prilagodbe nakon toga — dodavanje novog korisnika, prilagodba ovlasti — obično su dovoljno jednostavne da ih vaš tim obavi izravno.

Kako izgleda osposobljavanje osoblja?

To ovisi o tome čemu osposobljavanje stvarno služi.

Osposobljavanje za svakodnevnu upotrebu namjerno je lagano — za većinu osoblja dovoljna je jedna sesija do sat vremena, uglavnom zato što je aplikacija dizajnirana da vodi ljude korak po korak umjesto da moraju pamtiti proces. Osposobljavanje se može provesti uživo, na daljinu, ili putem unaprijed snimljenih ili pisanih materijala, ovisno o tome što najbolje odgovara vašem timu. Ovakvo osposobljavanje za upotrebu obično je uključeno bez dodatnog troška, osim sesija uživo, koje se dogovaraju u sklopu vaše ponude ili ugovora.

Osposobljavanje za samostalnu konfiguraciju sustava — za tehnologa ili voditelja tima koji će graditi i održavati obrasce — potpuno je drugačiji opseg: nekoliko sati kroz više sesija, prilagođenih isključivo vašoj postavci, a ne generičkim uputama. Ovo je obično plaćeni dio implementacije, što odražava uloženo vrijeme i prilagodbu.

Kako se instaliraju temperaturni senzori?

Jednostavnije nego što većina očekuje. Senzori su bežični, pa instalacija uglavnom znači njihovo postavljanje u odgovarajući hladnjak, zamrzivač, hladnu komoru ili okolno područje te uključivanje — bez ožičenja. Prvo se u blizinu postavlja gateway; kada se senzori uključe, povezuju se s njim unutar nekoliko minuta i počinju slati podatke izravno u sustav.

Sama instalacija može ići na oba načina: naš tim može sve instalirati na lokaciji nakon prethodne ponude, ili vam pošaljemo senzore i gateway uz udaljenu podršku (obično putem telefona) ako vaš tim radije sam instalira opremu. U oba slučaja, naš backoffice tim konfigurira i kalibrira svaki senzor s njegovim gatewayom prije slanja ili prije instalacije na lokaciji — taj dio uvijek obavljamo mi. Kada su senzori u funkciji, imate potpun pristup za postavljanje vlastitih upozorenja i izvještaja.

Može li se povezati s našim drugim sustavima?

Da. Imamo interne programere koji su već izgradili nekoliko integracija — najčešće za Power BI, a povezali smo se i sa SAP-om. Neke tvrtke povezuju se s internim sustavima za sljedivost, naručivanje sirovina ili ticketing, čak i tamo gdje MoreFromFood već nativno pokriva sličnu funkcionalnost, jednostavno zbog toga kako je uređeno njihovo šire poslovanje. Ovakve integracije obično su plaćeni dodatak, prilagođen stvarnoj potrebi.

Šire gledano, ovo odražava nešto što smatramo važnim: MoreFromFood nije zatvoren sustav. Otvoreni smo za povezivanje s drugim digitalnim alatima koje već koristite, i za razvoj nove funkcionalnosti izvan standardnih integracija kada to stvarno odgovara vašem poslovanju. Imali smo tvrtke koje su nas odabrale upravo nakon što su na drugoj, zatvorenijoj platformi došle u slijepu ulicu — uloživši vrijeme u sustav koji se nije znao prilagoditi kada su se njihove potrebe promijenile.

Koliko dugo stvarno traje implementacija?

Kao opća smjernica:

Jedna lokacija — otprilike tjedan dana za potpuno postavljanje korisnika, zadataka i obavijesti, iako to djelomično ovisi o tome koliko brzo vaš tim može vratiti informacije i odluke.
Više lokacija — obično četiri do osam tjedana, uglavnom određeno potrebnom internom koordinacijom i dostupnošću resursa na vašoj strani.
Hardver senzora — manje narudžbe odmah se šalju iz zalihe; veće narudžbe obično zahtijevaju otprilike dva tjedna za pripremu i slanje. Vremenski okvir instalacije na lokaciji ovisi o dostupnosti tehničara i lokaciji — izvan balkanske regije posebice, gdje nemamo ugovorene lokalne monter, ovaj korak može trajati nešto dulje.

Što se događa nakon pokretanja?

Dodjeljuje vam se namjenski account manager kao stalna kontakt osoba — dostupan putem telefona, e-pošte ili chata — uz pristup dežurnoj podršci za sve hitno ako vaš account manager slučajno nije dostupan. Podrška se ne završava pokretanjem — osmišljena je da se nastavi kao vaša stvarna kontakt točka nadalje.

Često postavljana pitanja

Trebamo li išta posebno pripremiti prije prvog razgovora? Zapravo ne — korisno je imati pri ruci trenutne obrasce, HACCP plan (ako ga imate) i okviran popis lokacija, no početni razgovor osmišljen je da otkrijemo što stvarno imate i trebate, a ne da testiramo vašu pripremljenost.

Mogu li različiti zaposlenici imati različite razine pristupa? Da — pristup se može postaviti po pojedincu ili po timu, a ovlasti se mogu ograničiti na specifičnu funkcionalnost, vidljivost podataka, prava uređivanja i koje lokacije netko može vidjeti.

Moramo li birati između toga da sustav izgradi MoreFromFood ili naš tim? Ne — mnoge tvrtke završe negdje između, pri čemu naš tim obavlja početno postavljanje, a tehnolog na vašoj strani kasnije preuzima manje izmjene.

Je li osposobljavanje potrebno za svakog zaposlenika, ili samo za određene uloge? Osposobljavanje za svakodnevnu upotrebu obično se daje svima koji će provoditi provjere, i kratko je. Dublje osposobljavanje za konfiguraciju obično je ograničeno na osobu koja će sustav održavati nadalje, primjerice tehnologa.

Što ako nismo na balkanskom području — mijenja li se nešto? Osnovni proces je isti; glavna praktična razlika je vremenski okvir instalacije senzora na lokaciji, budući da imamo ugovorene lokalne montere posebno unutar balkanskog područja, dok se instalacija drugdje dogovara od slučaja do slučaja.

Povezani članci

Spremni razgovarati o vlastitoj postavci?

Najjasniji način da saznate kako bi implementacija izgledala za vaše poslovanje jest da izravno s nama prođete kroz vaš stvarni HACCP plan, lokacije i proces.

Rezervirajte demonstraciju ili nam pišite na info@morefromfood.com.