Kako Poteka Implementacija MoreFromFood?

Odločitev za digitalizacijo HACCP je ena stvar. Dejanski potek implementacije je tisto, zaradi česar je večina ljudi tiho v skrbeh — koliko časa jim bo vzelo, ali bo motilo vsakodnevno delovanje, in ali bodo pri novem sistemu prepuščeni sami sebi. Tukaj je, kaj se dejansko zgodi, korak za korakom.

Implementacija MoreFromFood se začne s spoznavanjem vašega obstoječega HACCP načrta, obrazcev in lokacij, nato sledi nastavitev sistema okoli vašega dejanskega procesa — bodisi s strani naše ekipe ali vaše — pred usposabljanjem osebja in zagonom. Za eno lokacijo to običajno traja približno teden dni; za podjetja z več lokacijami od štiri do osem tednov, kar je predvsem odvisno od tega, kako hitro informacije in odločitve pridejo z vaše strani.

Ključne ugotovitve

Implementacija se začne s pogovorom, ne z obrazcem za izpolnjevanje — spoznamo vaš trenutni proces, preden se karkoli zgradi.
Ne potrebujete obstoječega HACCP načrta, da začnete — po potrebi pomagamo ustvariti ali posodobiti enega.
Sami izberete, kdo opravi digitalizacijo: naša ekipa jo zgradi na podlagi vaše dokumentacije, ali pa usposobimo nekoga na vaši strani (običajno tehnologa), da sistem zgradi in vzdržuje sam.
Temperaturni senzorji so brezžični in resnično hitri za namestitev — pogosto le nekaj minut na senzor, ko je gateway na mestu.
Po zagonu dobite namenskega account managerja in dežurno podporo, ne le čakalno vrsto za podporo.

V tem članku

Kaj potrebujemo od vas, preden začnemo?
Ali potrebujete nov HACCP načrt, ali lahko obdržite obstoječega?
Kako vaši papirni ali Excel obrazci dejansko postanejo digitalni?
Kdo nastavi uporabnike, vloge in lokacije?
Kako izgleda usposabljanje osebja?
Kako se namestijo temperaturni senzorji?
Se lahko poveže z našimi drugimi sistemi?
Koliko časa dejansko traja implementacija?
Kaj se zgodi po zagonu?
Pogosta vprašanja

Kaj potrebujemo od vas, preden začnemo?

Kratek odgovor: vašo trenutno dokumentacijo in pogovor.

V praksi to pomeni vaš obstoječi HACCP načrt (če ga imate), vaše kontrolne obrazce z njihovimi navodili, ter seznam vaših lokacij in podenot. Pri večjih obratih je to pogosto razdeljeno po oddelkih — proizvodna linija 1, proizvodna linija 2, skladišče, pakirnica in podobno. Poleg tega je koristno imeti pripravljene tudi druge referenčne sezname: dobavitelje, osebje, surovine, čistila — vse, kar bi naravno postalo spustni meni znotraj sistema namesto polja za prosto besedilo.

Preden se karkoli od tega zgradi v platformo, se pogovorimo, kako je vaš obrat trenutno organiziran — kako so strukturirane enote in ekipe, kdo kaj vodi — tako da sistem odraža, kako dejansko delate, ne generične predloge.

Ta pogovor pokrije tudi nekaj odločitev, ki jih je veliko lažje sprejeti vnaprej kot popravljati kasneje: ali vsak zaposleni dobi svoj prijavni podatek, ali si ekipe delijo dostop, kdo lahko kaj vidi in ureja, kdo prejema katera opozorila in po katerem kanalu (e-pošta, potisno obvestilo, SMS), katera poročila želite in kako pogosto, ter kako pogosto naj se posamezno opravilo izvaja, da sistem ve, kdaj nekoga opomniti, če je izpuščeno.

Ali potrebujete nov HACCP načrt, ali lahko obdržite obstoječega?

Lahko obdržite, kar imate — vaš obstoječi načrt je izhodišče, ne nekaj, kar bi od vas zahtevali na novo. Če formalnega HACCP načrta še nimate, ali želite posodobiti obstoječega, vam lahko pri tem pomagamo neposredno, namesto da bi to obravnavali kot ločen projekt, ki bi ga morali urediti drugje.

Kako vaši papirni ali Excel obrazci dejansko postanejo digitalni?

To se zgodi na dva načina, izbira pa je odvisna od vaše situacije.

Zgradimo jih zate. Pošljete nam svojo dokumentacijo, naša ekipa pa na njeni podlagi nastavi celotno platformo in mobilno aplikacijo. To je pogostejša pot, še posebej za manjše obrate (na primer eno HoReCa lokacijo) ali večja podjetja brez osebe, ki bi bila posebej sproščena za to nalogo.

Vaša ekipa jih zgradi. Ena oseba na vaši strani — običajno tehnolog — se usposobi, da sistem zgradi in konfigurira neposredno, na podlagi naših navodil. Za večje ali bolj kompleksne obrate se to na dolgi rok pogosto najbolje obnese: ko je oseba usposobljena, lahko sama hitro naredi prihodnje spremembe, natanko tako, kot želi, ne da bi čakala na nas pri vsaki manjši popravi.

Ne glede na izbiro je naša ekipa ves čas na voljo za pomoč na daljavo — izbira je resnično odvisna od tega, koliko se želite sami vključiti med nastavitvijo, ne od tega, da bi bila ena pot bolj podprta od druge.

Kdo nastavi uporabnike, vloge in lokacije?

To lahko naredite vi ali mi — v praksi pa začetno nastavitev običajno opravimo mi, preprosto zato, ker pravilna vzpostavitev pravic in strukture od začetka zahteva nekaj namenskega časa, in je lažje to enkrat narediti pravilno, kot kasneje razpletati. Manjše vsakodnevne prilagoditve po tem — dodajanje novega uporabnika, prilagoditev pravice — so običajno dovolj preproste, da jih vaša ekipa opravi neposredno.

Kako izgleda usposabljanje osebja?

To je odvisno od tega, čemu je usposabljanje dejansko namenjeno.

Usposabljanje za vsakodnevno uporabo je namenoma lahkotno — za večino osebja zadostuje ena sama seja do ene ure, predvsem zato, ker je aplikacija zasnovana tako, da ljudi vodi korak za korakom, namesto da bi si morali zapomniti proces. Usposabljanje je lahko izvedeno v živo, na daljavo, ali prek vnaprej posnetega ali pisnega gradiva, odvisno od tega, kaj najbolj ustreza vaši ekipi. Tovrstno usposabljanje za uporabo je običajno vključeno brez dodatnega stroška, razen sej v živo, ki se dogovorijo kot del ponudbe ali pogodbe.

Usposabljanje za samostojno konfiguracijo sistema — za tehnologa ali vodjo ekipe, ki bo gradil in vzdrževal obrazce — je povsem drugačen obseg: več ur skozi več srečanj, prilagojenih posebej vaši nastavitvi, ne generičnih navodil. To je običajno plačljiv del implementacije, kar odraža vloženi čas in prilagoditev.

Kako se namestijo temperaturni senzorji?

Preprosteje, kot večina pričakuje. Senzorji so brezžični, zato je namestitev v veliki meri le vprašanje pritrditve v ustrezen hladilnik, zamrzovalnik, hladilnico ali okolico ter vklopa — brez ožičenja. Najprej se v bližini postavi gateway; ko so senzorji vklopljeni, se z njim povežejo v nekaj minutah in začnejo pošiljati podatke neposredno v sistem.

Sama namestitev lahko poteka na dva načina: naša ekipa lahko vse namesti na lokaciji po predhodni ponudbi, ali pa vam pošljemo senzorje in gateway skupaj s podporo na daljavo (običajno prek telefona), če vaša ekipa raje namesti sama. V vsakem primeru naša back-office ekipa konfigurira in kalibrira vsak senzor z njegovim gatewayem, preden je odposlan ali nameščen na lokaciji — ta del se vedno zgodi na naši strani. Ko so senzorji v živo, imate poln dostop za nastavitev lastnih opozoril in poročil.

Se lahko poveže z našimi drugimi sistemi?

Da. Imamo interne razvijalce, ki so že zgradili več integracij — Power BI se pojavlja najpogosteje, povezali smo se tudi s SAP-om. Nekatera podjetja se integrirajo z internimi sistemi za sledljivost, naročanje surovin ali ticketing, tudi kjer MoreFromFood že pokriva podobno funkcionalnost, preprosto zaradi tega, kako je organizirano njihovo širše poslovanje. Tovrstne integracije so običajno plačljiv dodatek, prilagojen dejanski potrebi.

Širše gledano to odraža nekaj, za kar mislimo, da je pomembno: MoreFromFood ni zaprt sistem. Odprti smo za povezovanje z drugimi digitalnimi orodji, ki jih že uporabljate, in za razvoj nove funkcionalnosti onkraj standardnih integracij, kadar se to dejansko ujema z vašim poslovanjem. Nekatera podjetja so nas izbrala prav zato, ker so pri bolj zaprti platformi drugje prišla v slepo ulico — vložila čas v sistem, ki se je izkazal, da se ne prilagaja, ko so se njihove potrebe spremenile.

Koliko časa dejansko traja implementacija?

Kot splošno vodilo:

Ena lokacija — približno teden dni za popolno nastavitev uporabnikov, opravil in obvestil, čeprav je to delno odvisno od tega, kako hitro vaša ekipa vrne informacije in odločitve.
Več lokacij — običajno od štiri do osem tednov, predvsem odvisno od tega, koliko notranjega usklajevanja in razpoložljivosti virov je potrebnih na vaši strani.
Strojna oprema senzorjev — manjša naročila se odpošljejo takoj iz zaloge; večja naročila običajno potrebujejo približno dva tedna za pripravo in pošiljanje. Časovnica namestitve na lokaciji je odvisna od razpoložljivosti tehnika in lokacije — izven balkanskega območja, kjer nimamo pogodbenih lokalnih monterjev, ta korak lahko traja nekoliko dlje.

Kaj se zgodi po zagonu?

Dodeljen vam je namenski account manager kot vaša stalna kontaktna oseba — dosegljiv po telefonu, e-pošti ali klepetu — plus dostop do dežurne podpore za vse nujno, če vaš account manager slučajno ni na voljo. Podpora se ne konča z zagonom — zasnovana je tako, da se nadaljuje kot vaša dejanska kontaktna točka naprej.

Pogosta vprašanja

Ali moramo kaj posebnega pripraviti pred prvim pogovorom? Ne posebej — koristno je imeti pri roki trenutne obrazce, HACCP načrt (če ga imate) in grob seznam lokacij, a začetni pogovor je zasnovan tako, da ugotovimo, kaj dejansko imate in potrebujete, ne da bi preverjali vašo pripravljenost.

Ali imajo lahko različni zaposleni različne stopnje dostopa? Da — dostop je mogoče nastaviti po posamezniku ali ekipi, pravice pa je mogoče omejiti na specifično funkcionalnost, vidnost podatkov, pravice urejanja in katere lokacije nekdo vidi.

Ali se moramo odločiti med tem, da sistem zgradi MoreFromFood, ali da to naredi naša ekipa? Ne — mnoga podjetja pristanejo nekje vmes, pri čemer naša ekipa opravi začetno nastavitev, tehnolog na vaši strani pa kasneje prevzame manjše spremembe.

Ali je usposabljanje potrebno za vsakega zaposlenega, ali le za določene vloge? Usposabljanje za vsakodnevno uporabo se običajno da vsem, ki bodo izvajali preverjanja, in je kratko. Globlje usposabljanje za konfiguracijo je običajno omejeno na tistega, ki bo sistem vzdrževal naprej, na primer tehnologa.

Kaj pa, če nismo na balkanskem območju — ali se kaj spremeni? Osnovni proces je enak; glavna praktična razlika je časovnica namestitve senzorjev na lokaciji, saj imamo pogodbene lokalne monterje posebej znotraj balkanskega območja, namestitev drugje pa se dogovori od primera do primera.

Sorodni članki

Pripravljeni na pogovor o vaši nastavitvi?

Najjasnejši način, da izveste, kako bi implementacija izgledala za vaš obrat, je, da z nami neposredno pregledate vaš dejanski HACCP načrt, lokacije in proces.

Rezervirajte predstavitev ali nam pišite na info@morefromfood.com.